Clarence International School

個人情報の取り扱いについて

個人情報の収集について

クラレンスインターナショナルスクール（CIS）および有限会社Clarence Education (CEL)に提供された個人情報は、CISと CELが学校管理・教育機能を遂行するために使用されます。CISでは通常、入学願書、Googleフォーム、アンケートおよび/またはその他の チャンネルを通じて個人情報を収集します。また、CISのコミュニティの皆様以外にも、法律で定められた範囲内で、一般に公開されている情 報源から個人情報を収集することがあります。CISは、個人情報に関する法令を遵守します。

収集された情報について

当校が収集する個人情報（以下、「個人情報」という）とは、以下に定めるとおりです(これに限らない）。

  1. 生徒と保護者の氏名
  2. 住所
  3. 生年月日
  4. 性別
  5. 身分証明証/パスポートに記載の内容
  6. 医療記録
  7. 国籍
  8. 婚姻状況
  9. 電話番号
  10. 授業料金等の請求に関連してご指定いただく銀行口座、クレジットカードなどのお支払情報
  11. 卒業後、転校先の学校名
  12. 上記以外に皆様を特定するためのあらゆる情報（映像、音声等を含みます）
  13. 受講クラスの出欠状況
  14. 成績表等
  15. 志望校、受験校および入学校に関する情報
  16. 過去、及現在の学校名や学習期間、コース名等の学業成績
  17. 保護者の会社名や職種、部署、会社の電話番号、電子メールアドレスなどの雇用情報
  18. 画像、文書、写真、ビデオ（CISコミュニティの一員には、ウェブサイトを含む学校の宣伝目的での生徒の画像、文書、写真、ビデオ の使用許可が求められます）。

上記に加えて、生徒や保護者を特定はできないが、他の情報と照合することにより個人を特定できる情報の全部、または一部も個人情報とみ なされます。

情報の使用について

CISでは、以下に定める場合において、個人情報を提供・掲載・提示する場合がありますのでご了承ください（以下に限らない）。

  • 入試・入学関連目的（入学評価、登録、カリキュラムの計画、学生と保護者とのコミュニケーション、パストラルケア、参照の提供、、課 外活動やヘルスケアサービスの提供）
  • 雇用関連目的（任命管理、給与、休暇、福利厚生管理、スタッフ育成などの人事管理事項）
  • CISのパフォーマンスに関連する統計メトリックの計算
  • マーケティング、文書管理、評価、報告など、学校運営に関連する目的
  • 行政の教育当局へのデータの提供を含む、規制順守関連の目的
  • CISとしての任務責任、機能、または運用に関連する他すべての事項は、必要または適切であると見なさえれる場合があります。
  • 法令に基づき関係省庁・自治体等からの要請があった場合
  • CISのコミュニティーの皆様、または第三者の生命、身体又はCISの財産の保護のために必要があるとCISが判断した場合

児童の保護

児童福祉法（第２９条）及び虐待防止法（第１３条の４）に基づき、児童相談所やその他の児童保護関係の外部機関から情報提供や児童との 接触を求められた場合には、CISとCELはこれに応じるものとします。

個人情報の保管

CISは、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を施し、第三者が生徒や保護者の個人情報に不当に触れることがないように、合 理的な範囲内で安全管理措置の維持・向上に努めてまいります。また、CISは個人情報の保護に関する教育を全役職員に対して継続的に行 い、個人情報の適切な取り扱いを実践いたします。

CISでは、以下に定める場合において、個人情報を提供・掲載・提示する場合がありますのでご了承ください。

  1. 法令に基づき関係省庁等からの要請があった場合。国内外の卒業先もしくは転校先の学校から、生徒の学業成績の記録を求められた場合
  2. 生徒の入学手続き、教育や福祉サポート、およびCISの運営のために、CISによって必要または適切であると見なされた事 業団体
  3. CIS、CISのコミュニティーの皆様、ならびに第三者の生命と身体、又は財産を保護する必要があるとCISが判断した場合
  4. CISが個人情報を開示することをCISのコミュニティーの皆様から事前に同意を得ている場合

上記のように個人データの取扱いを第三者に委託する場合には、委託先との間で機密保持契約を締結し、委託先の情報管理体制の安全性を確認すると ともに、契約の施行のための必要かつ適切な監督を行います。

情報へのアクセスと修正

CISが保有するデータが、不正アクセス、不慮の事故、収集、使用、開示、複写、改変、廃棄、またはこれらに類するリスクから保護されている ことを保証するために、合理的に実行可能なすべての措置を講じます。また、全従業員に対して個人情報保護に関する教育を継続的に実施 し、個人情報の適切な取り扱いを実践いたします。ご提供いただいた個人データはすべて安全に管理され、アクセスは権限のある者のみに 制限されております。

個人情報の開示・更新の要請について

保護者は、当校が収集・保管している個人情報（ただし、請求者の個人情報に限る）の開示を要請することができます。CISが管理する個人情 報の内容が事実と異なる場合は、訂正・削除の要請に応じます。CISに提供した個人情報の訂正・更新を希望される場合は、その旨を添えて スクール事務局までご連絡ください。

個人情報保護方針の公表と変更について

CISは、プライバシーポリシーを当スクールウェブサイト（www.clarenceschool.jp）で公開・公表しています。また、必要に応じてプライバシーポリシーを変更 することがあります。その際には、最新版を公表し、それに応じてCISのコミュニティの皆様に通知します。

ウェブサイト

当校ウェブサイト上の全ての資料は、世界各国の著作権法に基づく著作権により保護されています。閲覧者は、個人的な使用を目的として、 ウェブサイト上の資料をコンピュータにダウンロードしたり、印刷したりすることが可能ですが、CISの明示的な許可なく、いかなる商業目的のた めにも、複製、販売、出版、頒布または転載することは禁じられています。画像の使用を希望される場合は、まずはoffice@clarenceschool.jpま でご連絡ください。

オンライン情報保護

CISのウェブサイトを訪問された際、訪問者に関する個人を特定できない情報が自動的に検出され、当校が使用するサーバによって記録され ます。これらの情報に該当するものは、訪問者のドメイン名、国名、訪問されたページ、使用された検索用語及び検索エンジン、使用された ウェブブラウザが含まれます。これらの情報は、当校のウェブサイトの利用状況を監視し、改善のための方法を見つけるためにのみに使用さ れます。第三者への提供および販売はございません。また、我々は、興味をお持ちいただいた様々なプログラムへの申込みのためにオンライ ンフォームを使用しています。これらのフォームで提出された全ての個人情報は極秘に取り扱われ、関連する法律に従って随時処理されま す。

他サイトへのリンク

当校ウェブサイトから、またはスクールウェブサイトにリンクされている第三者のサイトの内容について、当校は一切の責任を負いません。これ らのサイトが適切であることを確認するために定期的に確認するよう努めていますが、リンク先のサイトを推奨するものではありません。

情報セキュリティ

CISは、個人データを安全に保管し、不正または違法な処理および、または、偶発的な損失、破壊または損傷から保護するために、適切な技 術的および組織的措置を講じます。

個人情報の保持

個人情報を必要以上に長期間保有することはありません。情報が保持される期間は、個人情報を取得した理由などの状況によって異なりま す。必要がなくなった個人情報は、CISの情報システムから永久に削除され、ハードコピーは安全に破棄されます。

情報漏洩

CISは

  • 報告された実際のまたは疑わしい情報保護違反を調査します。
  • データ漏洩が個人の権利と自由に高いリスクをもたらす可能性がある場合は、影響を受ける個人に通知します。
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Privacy Policy

Collection of Personal Data

Personal data provided by you to Clarence International School (CIS) and Clarence Education Limited (CEL) is used by the school to perform its administrative and educational functions. CIS generally collects personal data through the CIS application forms, Google Forms, surveys and/or other channels. In addition to the members of the CIS community, we may also collect personal information within the range stipulated by law from publicly available sources. CIS will comply with all related laws regarding personal information.

Data Collected

The types of data we collect may include, but are not limited to:

  1. Student and Parents/Guardians’ Name
  2. Address
  3. Birthday
  4. Gender
  5. ID/Passport details
  6. Medical records & reports
  7. Nationalities
  8. Marital status
  9. Phone number
  10. Bank account payment and credit card information that is specified in connection with billing for tuition fees, etc.
  11. Future enrolment or graduate school name
  12. All information other than the above to identify you (including video, audio, etc.)
  13. Attendance of lessons
  14. Assessment, etc.
  15. Information on aspiring schools, examination schools, and entrance schools
  16. Past and current academic records such as schools attended, courses of study, periods of study and academic results
  17. Parents/Guardians’ employment information such as company name, company type, sector, designation, business telephone numbers and email addresses
  18. Images, documents, photographs, videos (permission to use images, documents, photographs, videos of pupils for the school’s publicity purposes, including the website, is sought when they join the CIS community).

In addition to the above, all or part of the information that cannot identify you, but that can identify a particular individual by collating it with other information, will also be regarded as personal information.

Use of Data

CIS will use your data for the following purposes, including, but not limited to:

  • Enrolment-related purposes (admission assessment, registration, planning of curricula, communication with students and parents, provision of references, pastoral care, extracurricular activities and provision of healthcare services)
  • Employment-related purposes (appointment administration, human resource management matters including payroll, leave and benefits administration and staff development)
  • Calculating statistical metrics relevant to the performance of CIS
  • School operation related purposes, including where appropriate, marketing, document management, assessment and reporting
  • Regulatory compliance related purposes, including where necessary, provision of data to government education authorities
  • All other matters relating to the mission, function or operation of CIS as CIS may consider to be necessary or appropriate.
  • When there is a request from related ministries and agencies based on laws and regulations
  • When we determine that it is necessary to protect the life, body or property of our company, our community or third parties

Safeguarding and Child Protection

In accordance with Child Welfare Act (Article 29) and Abuse Prevention Act (Article 13-4), CEL and CIS staff members will comply with all requests for information or pupil contact from Child Welfare Centres or other child protection related external agencies.

Storage of Data

Personal data will be kept confidential and handled by CIS staff members. We take necessary and appropriate measures for the safe management of personal information, and maintain and improve the safety measures within a reasonable range so as to restrict access to your information by a third party.

CIS may disclose personal data collected for the purposes above to the following entities:

  1. Entities to whom CIS is compelled or required to do so under law or in response to a request by a government agency. Third party schools seeking the pupil’s academic references, in each case whether in Japan or overseas
  2. Entities considered by CIS to be necessary or appropriate in order to support the enrolment, education and wellbeing of CIS pupils as well as for the operation of CIS
  3. When we determine that it is necessary to protect the life, body or property of our company, our community or third parties
  4. If CIS has the prior consent from the member(s) of our community whose personal data is to be disclosed

In the cases above where we entrust a third party to handle the personal data, we will conclude a confidentiality agreement with the outsourcee, confirm the safety of the information management system of the outsourcee, and perform necessary and appropriate supervision to enforce the agreement.

Accessing and Collecting Data

All reasonably practicable steps will be taken to ensure that the data held by CIS are protected against unauthorized or accidental access, collection, use, disclosure, copying, modification, disposal or similar risks. In addition, the Company will continue to provide education on the protection of personal information to all employees, and practice the proper handling of personal information. All personal data you provide to the school are secured, and access to them is restricted to authorised personnel only.

Request for Disclosure and Updating of Personal Information

ts/ Parents/Guardians may request disclosure of personally identifiable information that we collect and store (but only for the personal information of the claimant). If the content of personal information managed by CIS is different from the fact, we will respond to requests for correction or deletion. If you wish to amend or update the personal information you have provided CIS, please contact the school administration team with your request.

Publication and Change of Privacy Policy

We publish and announce our privacy policy on our website (www.clarenceschool.jp). We may also change our privacy policy as needed. In this case, we will publish an updated version and inform the CIS community accordingly.

Website

All material on our website(s) is protected by copyright under worldwide copyright laws. While you may download on your computer or print a copy of the material on our website(s) for your own personal use you may not reproduce, sell, publish, distribute or reprint for any commercial purpose without the express permission of CIS. Requests to use images should in the first instance be addressed to office@clarenceschool.jp.

Online Data Protection

When you visit the CIS website, non-personally identifiable data about you is automatically detected and logged by our servers. Typically, this will include your domain name and country, the page(s) visited, search terms and search engines employed and the web browser used. This information is used by us solely to monitor usage of our website and to find ways of improving it. It is never passed or sold to any third party. We use online forms to enable interested parties to sign up for different programmes. All personal information submitted in these forms is treated in strict confidence, and is processed in accordance with related legislation in force from time to time.

CIS accepts no responsibility for the content of third party sites linked to or by our website(s), which you view at your own risk. While every effort is made to check these sites on a regular basis to ensure that they are relevant and appropriate, linkage does not imply any endorsement of such sites.

Information security

CIS will use appropriate technical and organisational measures to keep personal data secure, protect against unauthorised or unlawful processing and/or accidental loss, destruction or damage.

Retention of personal data

Personal data will not be retained for any longer than necessary. The length of time over which data will be retained will depend upon the circumstances, including the reasons why the personal data was obtained. Personal data that is no longer required will be deleted permanently from our information systems and any hard copies will be destroyed securely.

Data breaches

CIS will:

  • investigate any reported actual or suspected data security breach;
  • notify the affected individuals if a data breach is likely to result in a high risk to their rights and freedoms.

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